Le B.A-BA de l’administratif pour un freelance

Alexandre Montenon

Par Alexandre Montenon

8 / 06 / 2022

Temps de lecture : 15 minutes

Être salarié, ça n’a rien de compliqué d’un point de vue administratif.

Tu bosses, tu reçois tes fiches de salaire, et voilà.

Et tu dois déclarer tes impôts.

Mais sinon, tu n’as pas vraiment de grosse préoccupation administrative à avoir.

En tant que freelance, la situation est un tantinet différente.

Tu es indépendant, tu travailles donc pour toi. Ce qui signifie que tu es ton propre patron.

Alors oui clairement, c’est chouette.

Sauf qu’un grand pouvoir implique de grandes responsabilités.

Et surtout des responsabilités administratives.Mais pas de panique, c’est guère sorcier.

Prêt pour un tour d’horizon des obligations administratives que tu auras en tant que freelance ? C’est parti !

L’administratif pour un freelance : de la gestion à la création d’entreprise

Quand on se lance en tant que freelance, la peur première est de ne pas trouver de clients.

Vient ensuite la phobie administrative, qui se fait une place parmi tes questions récurrentes. “Est-ce que je vais réussir à répondre à toutes mes obligations administratives ?”.

Je te donne la réponse : oui, tu vas y arriver.

Parce qu’être freelance, ce n’est pas non plus créer une société avec 50 employés. Il existe différents statuts de freelance, avec des responsabilités variées. Mais dans tous les cas, rien de sorcier.

C’est simplement une question qui nécessite un peu de discipline, et des renseignements.

La discipline, c’est à toi de te l’imposer.

Mais en ce qui concerne les renseignements, j’en fais mon affaire !

Les différents statuts juridiques d’un freelance

On fait craquer les doigts, on fait craquer la nuque, et on chausse ses lunettes : ce point est un peu technique, mais néanmoins essentiel.

Choisir le bon statut juridique, c’est important. Parce que chaque statut vient avec ses avantages et ses inconvénients. Mais également avec ses obligations et responsabilités.

Auto-entrepreneur, entreprise individuelle ou société unipersonnelle : je te donne toutes les infos.

Le statut d’auto-entrepreneur

Le statut d’auto-entrepreneur est probablement le premier auquel on pense pour se lancer en tant que freelance.

L’auto-entrepreneur est un entrepreneur individuel avec un régime fiscal et social simplifié. Grosso modo : tout est beaucoup plus simple, pour faciliter la création et la gestion d’entreprise. Le tout en bénéficiant d’une protection sociale bienvenue.

En plus, la création du statut est gratuite, rapide, et la gestion administrative dans son ensemble est grandement simplifiée (mais on y reviendra).

Le statut d’auto-entrepreneur est très avantageux, et peut constituer une activité principale ou un petit à-côté.

Son plus gros avantage : tu paies des charges en fonction de ce que tu gagnes. Donc si tu gagnes 0 €, tu paies 0 €.

Cependant, si tu gagnes 1 000 €, tes charges sont calculées sur 1 000 €. Sans déduction de frais possible.

Le deuxième problème avec le statut d’auto-entrepreneur, c’est que tu as un seuil de chiffre d’affaires que tu ne dois pas dépasser : 176 200 € pour la vente de marchandises, et 72 600 € pour les prestations de service. Au-delà de ces seuils, tu n’as plus droit au statut privilégié d’auto-entrepreneur.

En outre, si tu dépasses 34 400 € (prestations de service) ou 85 800 € (vente de marchandises) sur ton chiffre d’affaires annuel, tu dois payer la TVA. 20% en plus à prévoir sur la facture de tes clients !

Le statut d’entreprise individuelle

L’entreprise individuelle est une forme simple de l’entreprise. Elle peut être à responsabilité limitée ou non, mais le résultat est le même : tu exerces, seul, une activité à ton nom.

C’est une création gratuite et rapide, comme le statut d’auto-entrepreneur. L’avantage par rapport à ce statut, c’est que tu es imposé sur tes bénéfices, et que tu n’as pas de seuil de chiffre d’affaires à respecter.

Cependant, créer une EI implique de tenir un livre de recettes et de dépenses, de déclarer tes comptes avec bilan, compte de résultats et tout le toutim. En plus, tu ne peux ni t’associer, ni vendre ton entreprise : elle est créée en ton nom, donc tu peux en être le seul détenteur.

Le statut de société

La société, c’est encore une autre paire de manches. Tout d’abord, elle n’est pas liée à ta personnalité : c’est une personne morale, une entité à part entière.

Tu peux donc la vendre, t’associer ou la céder. Les risques financiers liés aux sociétés comme les SASU sont limités, puisque tes biens sont dissociés de ceux de ta société : une saisie ne peut pas t’affecter personnellement.

Toutefois, les formalités de création et de gestion sont beaucoup plus lourdes et coûteuses. De même que les charges et impôts sur les sociétés, qui sont beaucoup plus élevés !

Le portage salarial

Dans un univers encore différent, se trouve le portage salarial. Si tu as envie de devenir freelance mais que tu as peur du côté administratif, de ne pas assez cotiser et de ne pas profiter d’une certaine sécurité, c’est l’alternative parfaite.

Le portage salarial, c’est le juste milieu entre l’indépendance du freelance, et la sécurité du contrat de travail.

Le principe est simple :

  • Tu signes un contrat avec une entreprise de portage salarial
  • Tu en deviens donc le salarié, avec toute la protection qui en découle
  • En contrepartie, tu verses une partie de ton chiffre d’affaires à l’entreprise : ce sont des frais de gestion
  • Tu vis ton activité de freelance, tu décroches des contrats, tu factures…
  • … Sauf que c’est l’entreprise de portage qui facture pour toi, en son nom à elle
  • Et tous les mois, cette entreprise te verse un salaire, que vous avez déterminé en avance

Le reste de tes factures te permet de cotiser : en cas de vacances, de chômage ou d’arrêt maladie, tu bénéficies d’une couverture par l’entreprise de portage. Tout en ayant la mainmise sur l’organisation de tes journées et de tes missions !

Les étapes de la création d’entreprise

La création d’une entreprise peut être plus ou moins technique. Et si tu as suivi jusqu’à présent, tu sais que la difficulté dépend du statut que tu choisis.

Par exemple, le statut d’auto-entrepreneur ne nécessite que peu de temps, et l’inscription est totalement gratuite. Il y a même un guide étape par étape sur le site de l’URSSAF (l’organisme qui s’occupe des auto-entrepreneurs).

Je ne vais pas entrer dans les détails de chaque création de statut, mais on va parler de l’auto-entreprise.

Devenir auto-entrepreneur

  1. Tu te rends sur le site de l’URSSAF et tu cliques sur “Créer mon auto-entreprise”. Tu dois alors renseigner certaines informations, notamment si tu es déjà immatriculé en tant que travailleur indépendant
  1. Si ce n’est pas le cas, tu cliques sur “Déclarer mon auto-entreprise”, ce qui t’amène vers un formulaire de déclaration de ton début d’activité
  1. Tu vas te retrouver devant une page d’inscription, qui te demande tes informations personnelles et ton adresse email
  1. Après les avoir renseignées, tu reçois un email de confirmation, et tu cliques sur le lien
  1. Tu peux alors te connecter à ton espace en ligne, ce qui te permet d’accéder au formulaire de création d’auto-entreprise. Tu dois choisir la nature de ton activité : libérale, commerciale ou artisanale

Une fois que tu as rempli le formulaire, il ne reste qu’à attendre ! Entre 8 et 15 jours, tu vas recevoir un courrier de l’Insee qui contient ton numéro Siret.

Encore 15 jours plus tard, c’est ta notification d’affiliation à la sécurité sociale que tu reçois (on en parle plus longuement juste après).

Et voilà, tu es officiellement auto-entrepreneur !

Faut-il ouvrir un compte bancaire pour créer une entreprise ?

En fonction du statut que tu choisis, tu vas peut-être devoir ouvrir un compte bancaire professionnel. Dans tous les cas, c’est fortement conseillé. Ne serait-ce que pour pouvoir t’y retrouver dans tes comptes, et justifier tes dépenses et facturations.

Le seul statut pour lequel ce n’est pas obligatoire, c’est le statut d’auto-entrepreneur. Et encore : à partir d’un chiffre annuel supérieur à 10 000 € pendant deux années consécutives, ça devient une obligation.

Certains statuts juridiques prévoient aussi une obligation de capital : une somme de base à investir dans l’entreprise dès sa création. Là encore, ce n’est pas le cas de l’auto-entreprise.

La petite astuce :

Prévoir un petit pécule de départ est toujours conseillé quand tu crées ton entreprise. Ne serait-ce que pour financer le matériel et les outils dont tu as besoin. Un investissement dans ton avenir, c’est une bonne idée.

La protection sociale du freelance

Parlons maintenant de la protection sociale. Parce que même si tu exerces une activité depuis chez toi, il peut être intéressant de te renseigner sur le sujet.

Le régime général des freelances

La Sécurité Sociale couvre une partie des problématiques des freelances. Il s’agit du régime social de sécurité des indépendants, qui est une filiale de la sécurité sociale générale.

Au moment de créer ton auto-entreprise, tu peux choisir toi-même ton régime de protection ainsi que l’organisme qui s’en occupe. Si tu ne fais rien, un organisme de protection te sera attribué d’office (comme les avocats commis d’office dans les séries américaines, mais en plus sympa).

Mais tu imagines bien que la sécurité sociale n’est pas très généreuse en matière de protection. Si tu veux améliorer la sécurité de ton activité, tu peux également investir dans une mutuelle professionnelle.

La mutuelle professionnelle pour les freelances

Il existe pléthores de mutuelles pour les freelances, que tu peux aisément trouver sur internet.

Bien sûr, je ne pourrai pas t’aider à choisir la mutuelle adaptée à ta situation car elles sont trop nombreuses. Mais je peux te donner les bons critères de sélection d’une mutuelle pro :

  • Le budget : en fonction de ce dont tu disposes, et des risques dans ton activité
  • Le délai de carence : vérifie toujours les petites lignes en bas du contrat. Une garantie qui ne s’applique qu’après plusieurs semaines de maladie ne vaut pas la peine !
  • Les services proposés : la diversité des soins couverts, les éventuelles options comme la garde d’enfant ou l’aide ménagère…
  • Le taux et le délai de remboursement

Une réflexion qui ne diffère pas beaucoup du choix d’une mutuelle personnelle. Mais qui est tout aussi importante !

Combien ça coûte d’être freelance au quotidien ?

Concrètement, si tu bosses depuis chez toi, être freelance au quotidien peut ne rien coûter. Mais la réalité est un peu différente.

Ton matériel

Tout d’abord, il faut prévoir le coût de ton matériel et de tes outils, ceux qui te permettent d’exercer ton activité. As-tu besoin d’un ordinateur puissant ? D’enceintes ? De logiciels de traitement d’image ? De logiciels d’optimisation sémantique ?

Ils peuvent avoir des coûts fixes, comme le paiement d’un abonnement. Mais pense à prévoir un budget mensuel pour les imprévus, comme les réparations ou les remplacements.

Ensuite, tout dépend de la vision de ton activité.

Tes locaux

Est-ce que tu souhaites travailler ailleurs que chez toi ? Tu devras peut-être payer un abonnement à un espace de coworking.

Par exemple, au début je travaillais depuis chez moi. Le confort du canapé et de la pause sieste, au top pour une journée productive !

Cependant, je me suis rendu compte que ne voir personne ne stimulait ni ma créativité, ni ma productivité. J’ai donc fait le choix de m’inscrire dans un espace de coworking, et c’est un investissement rentable pour mon activité et mon moral, que je fais avec plaisir !

Les assurances et accompagnements professionnels

En tant que chef d’entreprise, tu dois tenir des comptes. Si tu ne veux pas t’en occuper, tu peux tout à fait engager les services d’un comptable, pour t’aider dans tes facturations. En moyenne, un comptable coûte entre 90 et 120 € par mois : tout dépend de l’étendue de tes besoins.

Tu dois aussi prévoir tes arrières, avec ta responsabilité civile professionnelle, ta mutuelle, l’éventuel investissement dans une société de portage… Tout ce qui est nécessaire pour garantir la sécurité de ton activité.

La responsabilité civile professionnelle permet de te couvrir en cas de litige avec un client, ou d’erreur dans le cadre de tes missions. Ce n’est pas toujours une obligation, mais c’est fortement recommandé.

Les obligations fiscales et comptables de l’entrepreneur

Gros point noir de l’administratif, la fiscalité et la comptabilité ! Comment ne pas trembler devant les perspectives de colonnes de chiffres à n’en plus finir, les comptes à rendre et les bilans à faire…

Là encore, tout dépend du statut que tu as choisi. Par exemple, en tant qu’auto-entrepreneur, voici tes obligations :

  • Tenir un livre de recettes ou un registre des achats si tu as une activité de vente de marchandises
  • Avoir un compte bancaire si tu as un chiffre d’affaires supérieur à 10 000 €
  • C’est tout !

Pas besoin de tenir de comptes annuels ou de grand livre, c’est tout simple. Bien sûr, tu dois aussi déclarer tes revenus de manière trimestrielle ou mensuelle, afin de payer tes charges et donc de cotiser. Sachant qu’en tant qu’auto-entrepreneur, tu es soumis à l’impôt sur le revenu.

Ensuite, la difficulté va crescendo au fil des statuts. En tant qu’EURL ou SASU, tu devras suivre l’obligation d’approbation et de dépôt des comptes. Ce qui implique de tenir des comptes de manière rigoureuse tout au long de l’année, pour pouvoir ensuite définir l’affectation de tes bénéfices.

L’impôt sur le revenu dans le cas des revenus de gérance

Si tu es à la tête d’une EURL ou majoritaire dans une SARL, tu as droit à des revenus de gérance. Ce sont tout simplement des revenus qui sont liés à la gestion de l’entreprise : un salaire, mais sans la régularité des fiches de paie.

Tu es donc soumis à l’impôt sur le revenu dans le cadre de ce que tu gagnes. Pour simplifier la procédure, l’État a mis en place un système d’acompte : pas de prélèvement à la source, qui ne ferait aucun sens étant donné que tu es majoritaire dans l’entreprise que tu gères.

Tu dois donc payer des acomptes, calculés selon une période concernée. Par exemple, de janvier à août, les acomptes sont calculés sur la base N-2. De septembre à décembre, sur la base de N-1.

Toutefois, si c’est ta première année d’activité, tu n’as ni N-1 ni N-2. Comment faire, alors, pour calculer le montant de ton acompte ?

Tu peux simplement mettre en place un acompte volontaire, calculé “à la louche”. Cela évite les remontrances et pénalités imposées par les Finances Publiques (désolé de te dire qu’ils ne te rateront pas).

Même en cas d’erreur d’estimation, tu devras simplement faire un réajustement. Être réglo, c’est la base de l’administratif en France !

Comment gérer ses notes de frais et les frais déductibles ?

En tant que gérant à la tête d’une société, tu peux faire des notes de frais. Ce qui veut dire que certaines de tes dépenses peuvent être prises en charge par ta société. Et donc déduites des bénéfices, ce qui engendre moins d’impôt sur les sociétés.

Une logique implacable, qui te permet de faire des économies personnelles ET professionnelles ! Mais comment ça marche ?

Tout d’abord, sache que tu peux déduire les dépenses faites au maximum 6 mois avant le début de ton activité. Il faut que ces dépenses soient justifiées comme utiles pour le démarrage de ton entreprise.

Par exemple : le fait d’acheter un ordinateur, de louer des locaux…

Ensuite, tu vas pouvoir déduire certains frais de gestion : déplacement, transport, repas… Ces derniers doivent répondre à trois critères :

  • Ce sont des frais professionnels (non, acheter des sous-vêtements et les faire passer en “frais de présentation” ne fonctionne pas)
  • Ce sont des frais justifiés, souvent avec une facture qui doit être faite au nom de l’entreprise
  • Ce sont des frais essentiels, qui sont dans l’intérêt direct de l’entreprise

Tes notes de frais doivent être précisées dans les comptes de ta société. Prends garde : à n’importe quel moment, un organisme de contrôle peut te demander de les justifier. La rigueur est de mise !

Le bilan juridique et annuel, c’est quoi ?

Et le point final de cette liste exhaustive des obligations administratives : le bilan juridique et annuel ! Il s’agit du bilan de fin d’année, celui qui permet de voir et de comprendre concrètement tout ce qui s’est passé pendant l’année qui s’est écoulée.

C’est une obligation qui ne s’applique là encore pas aux auto-entrepreneurs, les chanceux du freelancing.

Ce point final rassemble tous les documents qui résument l’année : le bilan et le compte de résultat.

Le compte de résultat permet d’indiquer toutes les actions réalisées au cours de l’année. Le bilan, quant à lui, fait l’état des lieux au début et à la fin de l’année. Les deux combinés doivent donner le même résultat.

Une fois que tu as fait ton bilan et payé tes impôts (le moment sympathique qu’on connaît tous), tu dois également faire le juridique annuel.

Ce dernier ne porte pas sur le côté économique, mais sur le côté juridico-administratif de ton entreprise / société. Par exemple, l’approbation des comptes et l’affectation du résultat.

Tu dois faire cette déclaration auprès du Greffe du Tribunal, après l’Assemblée Générale Ordinaire qui a voté l’affectation.

Et une fois que c’est fait, ton année comptable est officiellement terminée ! Tu peux en commencer une autre, avec un nouveau budget et des nouvelles affectations.

Comment gérer l’administratif en tant que freelance ?

Véritable bête noire de nombreux aspirants freelances, l’administratif est comme un animal sauvage. Il faut comprendre comment il fonctionne pour pouvoir le dompter et agir en conséquence. Mais une fois que c’est fait, tout coule de source !

De la création d’une entreprise aux déclarations, en passant par les frais déductibles… C’est un sacré travail, pour lequel la procrastination n’est pas acceptée. Mais si d’autres réussissent, toi aussi tu peux le faire.

Tout est une question de rigueur et d’assiduité !

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